Ручное описание пачек
Сотрудники переписывают реквизиты с описей и титульных листов в реестр - медленно и с риском ошибок.
Vizorica Archive помогает архивной службе: сканы и комплекты документов превращаются в структурированные записи реестра - без ручного переписывания с бумаги.
Контекст задачи
Когда объём сканов растёт, ручной реестр становится узким местом - и для поиска, и для соответствия внутренним правилам хранения.
Сотрудники переписывают реквизиты с описей и титульных листов в реестр - медленно и с риском ошибок.
Документ оцифрован, но без структурированных полей его сложно найти по номеру дела, дате или контрагенту.
Один и тот же комплект проходит через разные отделы, а данные вносятся повторно в разные системы.
Сначала определяем, какие поля нужны для вашего процесса, затем система стабильно извлекает их из сканов.
Опись, дело, акт приёма-передачи или комплект входящих - из сканера или хранилища.
Для каждого типа документа заранее определяем, какие реквизиты нужны архивной службе.
Система заполняет поля; сотрудник сверяет результат перед внесением в реестр.
Структурированные данные уходят в вашу СЭД, CRM или архивную базу - без повторного ввода.
Пример работы
Видео процесса работы с архивами данных - без персональных данных заказчика.
Перечень согласуем под ваш архивный регламент. Ниже - типовые сценарии, с которых обычно начинают пилот.
Номер описи, фонд, даты, перечень дел - для учёта постоянного и временного хранения.
Шифр, номер дела, стороны, ключевые даты - чтобы дело находилось по реквизитам, а не только по папке.
Дата, состав комплекта, ответственные - для фиксации передачи между подразделениями.
Реквизиты письма и вложений - если архивная служба ведёт единый реестр документов.
Важно: если прислать документ без настроенного шаблона, система не «угадает» нужные поля. Сначала вместе фиксируем тип документа и перечень реквизитов для архивного реестра.
Архивная служба и юридический отдел работают с одними и теми же документами по-разному. Vizorica подстраивается под сценарий каждого - от оцифровки описи до внесения данных в CRM.
Архивная служба
Вы на этой странице
Юридический отдел
Безопасность
Решения Vizorica разворачиваются on-premise - в инфраструктуре вашей организации, без передачи документов и персональных данных во внешние облака или на серверы разработчика. Обработка ведётся в соответствии с требованиями 152-ФЗ «О персональных данных». По запросу подписываем NDA и соглашение об обработке ПДн (ОРД) до начала работ.
Обработка выполняется на оборудовании вашей организации. У DevAI нет доступа к обрабатываемым документам и результатам - ни в момент работы, ни после.
Кто имеет доступ к результату - решаете вы, через права в вашей обычной учётной системе.
Подходит для процессов, где по закону требуется обработка персональных данных на территории РФ и под контролем оператора данных - то есть вас.
Стоимость
Каждое решение Vizorica поставляется как коробочный продукт с интеграцией в вашу учётную систему. Итоговая стоимость зависит от перечня документов, сценария и особенностей ИТ-среды.
01
Обсуждаем документы, процесс и текущую систему.
02
Называем ориентир по стоимости и срокам без обязательств на этапе оценки.
03
Установка у вас, настройка интеграции и запуск процесса.
Как устроен продукт
Архивная служба и юридический отдел решают разные задачи, но используют одинаковый подход к обработке документов. Поэтому платформа настраивается под каждый процесс отдельно: меняются шаблоны документов, извлекаемые реквизиты и маршруты согласования, а сама технология обработки остается общей.
Вопросы
Один сервис извлечения данных из документов - разные сценарии. Архивная служба работает с описи, комплектами и реестрами; юридический отдел - с судебными и договорными документами. На лендинге это Vizorica Archive и Vizorica CorrespondenceBot.
Сервис работает не с произвольным текстом, а с настроенными типами документов. Перечень полей согласуем под ваш архивный регламент - как для описей, так и для дел и актов.
В вашу учётную систему: СЭД, CRM или внутреннюю архивную базу - по согласованному сценарию интеграции. Обработка выполняется в контуре организации.
CorrespondenceBot - страница для юридического и регистрационного контура (входящие, судебные документы). Archive - та же технология, но акцент на архивной службе: описи, комплекты, реестр и поиск.
Срок зависит от числа типов документов и особенностей вашей системы учёта. Конкретный план и ориентир по срокам обсудим на созвоне.
Заявка
Оставьте контакты — мы свяжемся с вами, ответим на вопросы и покажем возможности Vizorica: сценарии внедрения, сроки и варианты развёртывания в вашем контуре.